La fatturazione elettronica, come si può facilmente intuire dal nome, prevede che le fatture siano emesse in formato elettronico, così come include la conservazione di tali documenti in formato digitale.
Per la sua gestione è necessario disporre di uno specifico software ed è quindi lecito che coloro che devono dotarsene e intendono cambiare quello che stanno utilizzando si chiedano come scegliere il miglior programma per la fatturazione elettronica. A tal proposito si possono dare alcuni pratici suggerimenti.
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Chi è esonerato dalla fatturazione elettronica?
La fatturazione elettronica è stata introdotta nel nostro Paese molti anni orsono, per la precisione con la Legge Finanziaria 2008. Il suo ingresso nelle varie realtà aziendali è stato molto graduale, ma trascorsi 15 anni dalla sua introduzione sono ormai ben pochi gli operatori economici che non hanno ancora questo obbligo.
Per quanto riguarda il 2023 sono esonerati dall’obbligo di fatturazione elettronica quei contribuenti appartenenti al regime forfettario che nel 2021 hanno dichiarato compensi o ricavi inferiori ai 25.000 euro nonché i forfettari che hanno aperto la partita IVA nell’anno 2022 e quelli che l’hanno aperta nel 2023 o lo faranno entro il 31 dicembre.
A partire dal primo giorno di gennaio 2024 ci sarà l’estensione dell’obbligo a tutti i forfettari a prescindere dal totale di compensi o ricavi percepiti.
Come scegliere il miglior software fattura elettronica?
In estrema sintesi: la fattura elettronica si differenzia da quella tradizionale per il fatto che viene redatta non su carta, ma in formato digitale e anche perché deve essere trasmessa al destinatario tramite il cosiddetto Sistema di Interscambio (SdI), che verifica la presenza dei dati obbligatori e la correttezza delle partite IVA di cliente e fornitore. Inoltre, provvede alla consegna, rilasciando una ricevuta di recapito. Come accennato, tutto ciò è possibile tramite un apposito software fattura elettronica installato su pc, tablet o smartphone o su cloud. Cerchiamo quindi di capire quali caratteristiche debba avere per essere pienamente funzionante e soddisfacente.
La prima caratteristica è che sia facile da utilizzare ovvero, per dirla all’inglese, deve essere user-friendly. La semplicità di utilizzo riduce infatti la possibilità di errori.
Altra caratteristica importante è la sua adattabilità al tipo di impresa. Le aziende non sono tutte uguali: accanto a piccoli artigiani o liberi professionisti vi sono aziende di piccole, medie o grandi dimensioni e ognuna di queste realtà ha esigenze diverse. Il software ideale è quello che si adatta a qualsiasi tipo di impresa a prescindere dal settore e dalle sue dimensioni.
Da non sottovalutare l’aspetto della multifunzionalità. Un ottimo software fattura elettronica non può dirsi tale se offre soltanto la possibilità di creazione e invio delle fatture. È invece fondamentale che offra all’utente una serie di funzionalità aggiuntive in grado di ottimizzare i tempi e la gestione amministrativa. Funzionalità importanti a questo riguardo sono per esempio la creazione di preventivi, dei documenti di trasporto (DDT), delle fatture proforma, delle parcelle e ovviamente delle note di credito.
Altre funzionalità significativa possono essere la gestione dei vari articoli presenti nel magazzino, delle anagrafiche di clienti e fornitori, la creazione di report che mostrano le performance aziendali ecc.
Un altro aspetto di cui è fondamentale tenere conto è quello di poter accedere al software di fatturazione da qualsiasi dispositivo. Ciò elimina la limitazione di poter agire soltanto se si è fisicamente presenti in ufficio.
Un ultimo elemento riguarda l’aspetto dell’assistenza. Dal momento che gli inconvenienti tecnici e i dubbi sull’utilizzo del software sono inevitabili, è molto importante che il servizio di assistenza sia particolarmente efficiente ed efficace.